Automatisierte Stammdatenpflege: So konnten wir 60.000 Artikel effizient ins ERP integrieren
Automatisierte Stammdatenpflege spart Zeit, minimiert Fehler und schafft echte Effizienzgewinne. In diesem Praxisbeispiel zeigen wir, wie wir für einen Kunden mit Hilfe von Python und Datenbankautomatisierung über 60.000 Artikel automatisiert im ERP-System anlegen konnten – inklusive Einkaufspreise, Produktbilder, Kategorisierung und Webshop-Anbindung.
Ein konkreter Use Case, der zeigt, wie Digitalisierung im Alltag funktioniert.
Warum automatisierte Stammdatenpflege so entscheidend ist
Die Pflege von Artikelstammdaten zählt zu den aufwendigsten, aber auch erfolgskritischsten Prozessen im E-Commerce und Großhandel. Wer hier auf manuelle Abläufe setzt, verliert Zeit – und oftmals auch den Überblick.
Typische Herausforderungen bei der manuellen Stammdatenpflege:
Hoher Zeitaufwand bei der Artikelanlage im ERP-System
Fehleranfälligkeit durch Copy & Paste
Uneinheitliche Datenformate
Fehlende oder doppelte Artikel
Keine durchgängige Systemintegration (z. B. ERP ↔ Webshop)
Unser Kunde stand vor genau diesen Problemen – und entschied sich deshalb für einen vollständig automatisierten Prozess zur Stammdatenpflege.
Automatisierte Stammdatenpflege in der Praxis: Ein Kundenprojekt im Überblick
Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir einen Prozess entwickelt, der die gesamte Artikelpflege in wenigen automatisierten Schritten abbildet. Das Ziel: Stammdaten einmal korrekt erfassen, intelligent verknüpfen und an allen relevanten Stellen verfügbar machen.
1. Ausgangslage: Manuelle Artikelpflege im ERP-System
Vor Beginn des Projekts wurden sämtliche Artikel manuell im ERP-System angelegt – inklusive Beschreibung, Lieferantendaten, Preisen und Bildern. Diese Methode war nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig und nicht skalierbar.
2. Schritt: Automatisierter Datenimport vom Hersteller
Zunächst wird regelmäßig eine strukturierte Artikelliste von der Hersteller-Datenbank heruntergeladen. Dieses Rohdatenpaket umfasst mehrere Tausend Produkte – samt technischer Merkmale, Produkttexten und Artikelnummern.
3. Strukturierung & Speicherung in einer eigenen Datenbank
Die importierten Rohdaten werden per Skript aufbereitet und in eine eigene relationale Datenbank überführt. Dort stehen sie für alle weiteren Prozesse zentral und konsistent zur Verfügung.
4. Verknüpfung mit Großhändler-Daten per SQL
Anschließend verknüpfen wir die herstellerseitigen Artikel mit den entsprechenden Datensätzen von verschiedenen Großhändlern. Über SQL-Skripte werden dabei folgende Informationen abgeglichen:
Einkaufspreise pro Lieferant
Verfügbarkeit & Lieferzeiten
Artikelnummern-Mapping
Günstigster Anbieter pro Produkt
So lässt sich nicht nur ermitteln, welcher Artikel bei welchem Großhändler verfügbar ist – sondern auch zu welchem Preis.
Automatisierte Stammdatenpflege für den Import ins ERP-System
Sobald alle Daten strukturiert vorliegen und korrekt verknüpft sind, erfolgt die Aufbereitung für den Import ins ERP-System. Hierbei kommen speziell entwickelte Python-Skripte zum Einsatz.
Folgende Schritte erfolgen automatisiert:
Erstellung einer Importdatei (CSV/XML) im gewünschten Format
Prüfung auf Duplikate und fehlerhafte Datensätze
Prüfung und Bereinigung von Einheiten, Bezeichnungen und Zuordnungen
Validierung der Pflichtfelder gemäß ERP-Schema
Import der Artikeldaten ins ERP-System
Nach erfolgreicher Prüfung werden die Artikelstammdaten automatisiert ins ERP-System des Kunden importiert. Dabei werden sämtliche Produktinformationen inklusive Lieferantenverknüpfung übernommen.
Bildimport und SEO-Datenpflege
Produktbilder werden separat heruntergeladen, in ein kompatibles Format konvertiert und automatisch im ERP-System verknüpft. Optional lassen sich auch SEO-Texte, Keywords und strukturierte Daten (z. B. Meta-Beschreibungen) direkt in der Artikelmaske des ERP-Systems hinterlegen.
Preisberechnung & Kalkulation
Im nächsten Schritt erfolgt eine automatische Preiskalkulation:
Einkaufspreise: je nach Anbieter und Verfügbarkeit
Verkaufspreise: basierend auf einer regelbasierten Aufschlagslogik
Margenprüfung: um Mindestgewinnspannen zu gewährleisten
Die Ergebnisse werden direkt im ERP-System gepflegt – für eine nahtlose Übergabe an den Vertrieb oder Webshop.
Automatisierte Stammdatenpflege bis in den Onlineshop
Sobald alle Artikel vollständig erfasst und kategorisiert sind, erfolgt der Export in den Onlineshop. Über eine Schnittstelle wird der Artikelbaum aus dem ERP automatisch übernommen – inklusive Preise, Bilder, Texte und Lagerbestände.
Vorteile dieses Setups:
Single Source of Truth: Artikelpflege nur noch im ERP-System
Keine doppelte Datenpflege: automatische Synchronisierung mit dem Webshop
Hohe Datenqualität: dank automatischer Validierung
Skalierbarkeit: auch für zehntausende Artikel geeignet
Was durch automatisierte Stammdatenpflege erreicht wurde
Dieses Projekt zeigt, wie viel Potenzial in gezielter Prozessautomatisierung steckt. Für unseren Kunden bedeutete das:
Über 60.000 Artikel automatisch im ERP-System angelegt
Massive Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Pflege
Fehlerfreie Datenstrukturen, auch bei großen Datenmengen
Schnelle Aktualisierung bei Preis- oder Lieferantenänderungen
Direkte Verbindung zum Onlineshop ohne Medienbruch
Häufige Fragen zur automatisierten Stammdaten-pflege (FAQ)
Auf Wunsch nennen wir Ihnen gern die konkreten Tools, das verwendete ERP-System sowie den angebundenen Onlineshop. Kontaktieren Sie uns einfach unverbindlich.
Ja. Die Architektur ist modular aufgebaut und kann auf andere Systeme angepasst werden – vorausgesetzt, es bestehen Schnittstellen zu den relevanten Datenquellen.
Je nach Komplexität des Projekts ist eine erste funktionierende Version innerhalb weniger Wochen realisierbar. Umfangreiche Tests und Datenvalidierung inklusive.
Die Kosten hängen vom individuellen Setup, den Systemen und der Datenqualität ab. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Fazit: Automatisierte Stammdatenpflege als Effizienz-Booster
Die automatisierte Stammdatenpflege ist ein Paradebeispiel dafür, wie Digitalisierung konkret Mehrwert schafft. Was früher viele Stunden manueller Arbeit bedeutete, lässt sich heute mit intelligenten Skripten und Datenverknüpfung in Minuten erledigen.
Wenn auch Sie Ihre Prozesse im Bereich Artikelpflege, ERP oder Onlineshop-Automatisierung modernisieren möchten – sprechen Sie uns an.
Fabian Stegmaier e.U. berät Sie gerne unverbindlich und hilft bei der Implementierung maßgeschneiderter Automatisierungslösungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Systeme effizient vernetzen und nachhaltig digitalisieren.
Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme von KI-gestützten Technologien erstellt. Sowohl Textinhalte als auch Schaubilder sind mithilfe von KI generiert und anschließend redaktionell überarbeitet worden.